طراحی و پیاده‌سازی سیستم کنترل‌های داخلی

اصول طراحی سیستم نظام کنترل داخلی

طراحی سیستم‌های کنترل داخلی توسط مدیران یک سازمان عملیاتی می‌شود تا میزان اجرای سیاست‌ها در شرکت‌ها به طور دقیق ارزیابی شود. همچنین در قالب این سیستم‌ها می‌توان تمام عوامل مخرب در دستیابی به اهداف سازمان‌ها را به مرور زمان شناسایی کرد و در جهت برطرف‌کردن آن‌ها برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام داد. پیاده سازی سیستم نظام کنترل داخلی در هر شرکت با شرکت دیگر متفاوت است و باید با توجه به زیست‌بوم آن و همچنین خواسته‌های مدیریت مجموعه صورت بگیرد.

انواع کنترل‌های داخلی

انواع کنترل‌های داخلی در یک سازمان به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند که عبارت‌اند از:

کنترل‌های داخلی عملیاتی (اداری)

کنترل‌های داخلی عملیاتی روی مسائل مالی متمرکز نمی‌شوند و اگر مسائل حسابداری نیز در قالب این کنترل‌ها بررسی شوند، چندان اولویت و جایگاه کلیدی نخواهند داشت. در کنترل‌های داخلی اداری تمرکز روی افزایش بهره‌وری و کارآمدی عملیات‌ها اداری است. در واقع مدیریت سازمان به کمک طراحی سیستم‌های کنترل داخلی عملیاتی در تلاش هستند تا میزان اعمال رویه‌های مورد نظر خود در بخش‌های مختلف سازمان را به‌دقت بررسی کنند.

کنترل‌های داخلی حسابداری (مالی)

حسابداری روی صورت‌های مالی درون سازمان‌ها از جایگاه ویژه‌ای برخوردار هستند و به همین دلیل در طراحی سیستم‌های کنترل داخلی لازم است تا روی کنترل‌های حسابداری تمرکز ویژه‌ای صورت بگیرد. در پیاده سازی سیستم کنترل داخلی به طور مستقیم روی تولید صورت‌های مالی با درصد اطمینان بالا و همچنین حفاظت از دارایی‌های شرکت‌ها باید دقت لازم صورت بگیرد. سیستم‌های کنترل داخلی حسابداری خود به دو دسته تقسیم می‌شوند که عبارت‌اند از:

کنترل پایه

در کنترل‌های پایه تلاش می‌شود تا نظارت کافی روی صحت و دقت ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی در سازمان صورت بگیرد. از جمله این نظارت‌ها می‌توان روی مشاهده عینی دارایی‌های ثابت، بررسی اجمالی گردش حساب برای تعیین اقلام غیرعادی، تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی یا رفع مغایرت و تهیه و تنظیم تراز آزمایشی تاکید کرد.

کنترل‌های انضباطی

در کنترل‌های انضباطی روی دقت اجرای کنترل‌های پایه و حفاظت از اموال و دارایی‌های شرکت‌ها بررسی‌های لازم صورت می‌گیرد. کنترل‌های انضباطی در تمام شرکت‌ها مستقر نمی‌شود و تنها در شرکت‌هایی که حجم فعالیت‌ها بسیار زیاد است، این دسته از کنترل‌ها باید اجرایی شوند. کنترل انضباطی در سه دسته تقسیم‌بندی می‌شوند:

• کنترل‌های سرپرستی: در این دسته از کنترل‌ها روی صحت اجرای کنترل‌های پایه تمرکز دارند.
• کنترل‌های حفاظتی: تمرکز در این دسته از کنترل‌ها، روی نظارت بر استفاده صحیح از دارایی‌ها و جلوگیری از وارد آمدن خسارت به اموال شرکت است.
• کنترل‌های تفکیک وظایف: در این بخش بررسی می‌شود که یک معامله از ابتدا تا انتها توسط یک فرد در سازمان صورت نگیرد تا مشکلات احتمالی به حداقل برسد.

اهداف سیستم‌های کنترل داخلی

اهداف طراحی سیستم‌های کنترل داخلی در 5 دسته تقسیم‌بندی می‌شود که عبارت‌اند از:

1. اجرای دقیق و صحیح سیاست‌های سازمان از رهگذر این بررسی‌ها ارزیابی می‌شود.
2. اصول و ارزش‌های سازمان در قالب ارزیابی کنترل‌های داخلی به بخش‌های مختلف سازمان تفهیم و یادآوری می‌شود.
3. قوانین و مقررات بیرونی که لازم است در سازمان اجرا شود، به‌ این‌ترتیب کنترل می‌شوند.
4. صحت صورت‌های مالی که در سازمان تهیه می‌شود با اجرای سیستم نظام کنترل داخلی ارزیابی می‌شود.
5. مدیریت روی بخش‌های مختلف سازمان به صورت کارآمد و با بهره‌وری بیشتر اعمال می‌شود. 
    

ارزیابی و اجرای نظام کنترل داخلی

عوامل متعددی در طراحی سیستم‌های کنترل داخلی در شرکت‌ها اثرگذار هستند که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• محیط کنترلی: نگرش مدیریت شرکت‌ها در اجرای سیستم نظام کنترل داخلی در قالب محیط کنترلی منعکس می‌شود.
• سیستم حسابداری: این سیستم به مدیریت سازمان کمک می‌کند تا جریان امور مالی را به‌دقت زیر نظر بگیرند و نتایج سیاست‌های خود را در قالب اعداد و ارقام مورد ارزیابی قرار دهند.
• روش‌های کنترلی:‌ اگر مدیران یک سازمان اهدافی را داشته باشند که در قالب هیچ‌یک از دو دسته فوق قرار نگیرد، می‌توانند در این بخش به تعریف آن‌ها بپردازند.

فواید استفاده از سیستم‌های کنترل داخلی چیست؟

اهداف سیستم‌های نظام کنترلی داخلی و نقش سیستم نظام کنترل‌های داخلی در هر سازمانی بسیاری راهبردی است و نمی‌توان به‌سادگی از کنار آن عبور کرد. در همین راستا برخی از مهم‌ترین فواید طراحی سیستم‌های کنترل داخلی عبارت‌اند از:

• به کمک این سیستم‌ها می‌توان مجوز فعالیت‌ها و معاملات را به شیوه دقیق و صحیح انجام داد.3
• مسئولیت‌ها به کمک این سیستم به‌خوبی در سازمان تفکیک می‌شود.
• مستندسازی رویدادها درون سازمان به بهترین شکل ممکن صورت می‌گیرد.
• دارایی‌ها در سازمان به‌خوبی حسابرسی می‌شوند.
• ارزشیابی فعالیت‌ها و اقلام در سازمان‌ها با دقت بالا صورت می‌گیرد.

خدمات طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل داخلی مالی‌چی

خدمات حسابداری مالی‌چی در زمینه طراحی سیستم‌های کنترل داخلی برای شرکت‌ها در قالب مشاوره و اجرای صفر تا صد ارزیابی کنترل‌های داخلی دسته‌بندی می‌شود. برای استفاده از خدمات مالی‌چی دو راه ساده پیش روی شرکت‌ها قرار دارد که عبارت‌اند از:

1. اپلیکیشن مالی‌چی: از طریق نصب اپلیکیشن یا با استفاده از وب اپلیکیشن مالی‌چی می‌توانید به‌راحتی درخواست طراحی سیستم‌های کنترل داخلی به صورت آنلاین را ثبت کنید. کارشناسان متخصص مالی‌چی در اسرع وقت نسبت به بررسی درخواست شما اقدام می‌کنند و پیشنهادهای خود را در اختیار شما می‌گذارند.
2. شماره تماس 1408: همچنین شماره تماس 1408 در اختیار مدیران سازمان‌ها قرار دارد و می‌توانند از طریق آن به گفتگوی تلفنی با مشاوران مالی‌چی بپردازند و راهنمایی‌های لازم را اخذ نمایند.

به‌خاطر داشته باشید که مدیریت موفق در دنیای امروز بدون استفاده از سیستم‌ها و گزارش کنترل داخلی امکان‌پذیر نیست. مدیر یک سازمان باید تمام بخش‌های سازمان را زیر نظر داشته باشد. این مهم بدون استفاده از یک سیستم پویا امکان‌پذیر نیست. مالی‌چی آمده به شما کمک می‌کند که چتر مدیریتی خود را بر تمام بخش‌های سازمان‌تان بگسترانید.